Έλεγχος και ανάλυση ρεύματος αξίας

Ο όρος αξία χρησιμοποιείται ευρύτατα στην κοινότητα της διοίκησης επιχειρήσεων και οργανισμών. Ο όρος περιλαμβάνει τόσο την μαθηματική έννοια της τιμής, όσο και την έννοια που χρησιμοποιείται στις οικονομικές επιστήμες ως η σημασία ή η σπουδαιότητα ενός αγαθού. Στην Lean η αξία καθορίζεται από τον πελάτη με βάση την αντίληψή του για τη χρησιμότητα ενός προϊόντος ή μίας υπηρεσίας.

Σύμφωνα με το Lean Enterprise Research Centre του Cardiff University: “Στις περισσότερες παραγωγικές διεργασίες μόνο το 5% των δραστηριοτήτων προσθέτουν αξία. Το 35% είναι απαραίτητες δραστηριότητες που δεν προσθέτουν αξία και το 60% δεν προσθέτουν καμία αξία.”

Ακόμα και εάν θεωρηθεί ότι με το πέρασμα του χρόνου και την εξέλιξη της βελτίωσης επιχειρησιακών διεργασιών τα παραπάνω ποσοστά έχουν μεταβληθεί υπέρ των δραστηριοτήτων που προσθέτουν αξία, το ποσοστό αυτών που δεν προσφέρουν αξία παραμένει μεγάλο.

Η ροή ή το ρεύμα αξίας (value stream) ορίζεται ως η σειρά δραστηριοτήτων που απαιτούνται για το σχεδιασμό, την παραγωγή και την παροχή ενός συγκεκριμένου προϊόντος ή υπηρεσίας, καθώς και όσων κινούνται (ρέουν) παράλληλα με αυτές τις δραστηριότητες, όπως πληροφορίες, υλικά και αξία (Source: Business Dictionary).

Ροή Αξίας και Lean

H Lean είναι μία εκ των σημαντικότερων μεθόδων ανάλυσης και βελτίωσης διεργασιών και οι έννοιες της αξίας και της ροής αξίας κατέχουν εξέχουσα θέση μέσα σε αυτή. Ο βασικός στόχος της Lean είναι η μείωση των δραστηριοτήτων που δεν προσθέτουν αξία (non-value-added) και η μείωση ή εξάλειψη των σπαταλών σε μία διεργασία.

H Lean προκρίνει το ότι ένα σύστημα ελέγχεται καλύτερα, όταν τα υλικά και οι πληροφορίες εισρέουν μέσα, έξω και διαμέσου αυτού με ομαλό και ορθολογικό τρόπο. Επίσης ενισχύει την προσπάθεια δημιουργίας συστημάτων έλξης, όπου οι αποφάσεις σχετικά με τα προγράμματα παραγωγής λαμβάνονται με βάση τη ζήτηση των πελατών, ενώ ταυτόχρονα τα αποθέματα ετοίμων και ημικατεργασμένων διατηρούνται σε ελάχιστα επίπεδα.

Έλεγχος και ανάλυση ροής αξίας

Στον έλεγχο ενός ρεύματος αξίας παρατηρούνται και καταγράφονται προσεχτικά όλες οι επιμέρους διαδικασίες και δραστηριότητες μαζί με ότι ρέει παράλληλα με αυτές (πληροφορίες, ανθρώπινο δυναμικό, υλικά, κλπ.), καθώς και ο τρόπος με τον οποίο πραγματοποιείται η ροή, είτε μέσω ώθησης, είτε μέσω έλξης.

Στην ανάλυση ενός ρεύματος αξίας μελετώνται όλα τα σημεία του συστήματος και λαμβάνουν έναν χαρακτηρισμό:

• Δραστηριότητα που προσθέτει αξία (value-added)
• Δραστηριότητα που δεν προσθέτει αξία (non-value-added)
• Απαραίτητη δραστηριότητα που δεν προσθέτει αξία (necessary non-value-added)

Στη συνέχεια αναλύονται τα ήδη σπαταλών που έχουν διαγνωστεί κατά τον έλεγχο. Στην Lean οι κατηγορίες των σπαταλών είναι οι ακόλουθες:

• Ελλαττωματικά προϊόντα ή υπηρεσίες (Defects)
• Μεγαλύτερη παραγωγή από τη ζήτηση (Overproduction)
• Αποθέματα (Inventory)
• Αναμονή μεταξύ των διαφορετικών βημάτων μίας διεργασίας (Waiting)
• Η άσκοπη μετακίνηση προϊόντων και υλικών (Transportation)
• Προσθήκες non-value-added εργασιών ή χαρακτηριστικών (Extra-processing)
• Η άσκοπη μετακίνηση ανθρώπων ή/ και μηχανών (Motion)
• Μη-αξιοποίηση ταλέντων, γνώσεων και ικανοτήτων (Unused Talent)

Στην ολοκλήρωση του ελέγχου και ανάλυσης ενός ρεύματος αξίας τα συνηθέστερα παραδοτέα είναι ο χαρακτηρισμός των βημάτων με βάση το εάν προσθέτουν ή όχι αξία, οι σπατάλες ενός συστήματος, οι προτεραιότητες δράσης για βελτίωση της διεργασίας και ο χάρτης ροής αξίας.

Χάρτης ροής αξίας

Το εργαλείο που χρησιμοποιείται για να γίνει απεικόνιση των παραπάνω ονομάζεται χάρτης ροής αξίας (value stream map). Ο χάρτης αυτός είναι ένα σχέδιο, το οποίο περιλαμβάνει τα βήματα της διεργασίας, την κίνηση υλικών και πληροφοριών, τα σημαντικά δεδομένα της διεργασίας, τα σημεία ανάγκης βελτίωσης, κ.ά.

Τα κύρια συστατικά του χάρτη ροής αξίας

Ένα ρεύμα ροής ξεκινάει από τους προμηθευτές του συστήματος και καταλήγει στους τελικούς χρήστες. Τα κύρια συστατικά ενός χάρτη ροής αξίας είναι:

• Η ροή των πληροφοριών

Αυτό το συστατικό του χάρτη περιλαμβάνει πληροφορίες όπως το πως λαμβάνονται οι παραγγελίες από πελάτες, το πως γίνονται οι παραγγελίες προς προμηθευτές, με πιο τρόπο βγαίνει το πρόγραμμα παραγωγής, και άλλες παρόμοιες.

• Η ροή της διεργασίας

Αυτό το συστατικό του χάρτη δείχνει την κίνηση των υλικών καθώς και την μετατροπή τους σε ημικατεργασμένα και προϊόντα, μέσω των βημάτων/ μηχανών της διεργασίας. Περιλαμβάνει επίσης πληροφορίες της διεργασίας όπως χρόνοι μηχανών, χρόνοι αλλαγών, αποδόσεις, βάρδιες, κλπ.

• Γραμμή αξίας και χρόνοι

Η γραμμή αυτή δείχνει εάν ένα βήμα χαρακτηρίζεται value-added ή non-value-added. Επίσης καταγράφεται τόσο ο συνολικός χρόνος αναμονής σε δραστηριότητες που δεν προσθέτουν αξία, όσο και ο συνολικός χρόνος επεξεργασίας που περιλαμβάνει όλες τις δραστηριότητες που προσθέτουν αξία.

• Λοιπά συστατικά του χάρτη

Ένας χάρτης μπορεί να περιλαμβάνει και άλλα στοιχεία, όπως για παράδειγμα δεδομένα ζήτησης πελατών με τα οποία μπορεί να υπολογιστεί ο χρόνος διαθεσιμότητας/ζήτησης (takt time), πληροφορίες φόρτωσης, δεδομένα προμηθευτών, κά.

Τα οφέλη του ελέγχου και της ανάλυσης του ρεύματος αξίας

Η κατανόηση των value-added και των non-value-added βημάτων σε μία διεργασία, καθώς και των σπαταλών, δίνει την σκυτάλη στην εκκίνηση ενεργειών για αύξηση της απόδοσης και μείωση του κόστους.

Παράλληλα δίνεται η δυνατότητα να γίνουν προσπάθειες βελτίωσης της διεργασίας σε όλα τα βήματά της, τόσο μέσω διατμηματικής συνεργασίας (εντός του οργανισμού), όσο και μέσω συνεργασίας με προμηθευτές και πελάτες.

Με τον έλεγχο και την ανάλυση του ρεύματος αξίας μπορεί ένας οργανισμός να ξεκινήσει την προσπάθειά του για την εφαρμογή της μεθόδου οργανωσιακής βελτίωσης Lean.

Ο έλεγχος και η ανάλυση του ρεύματος αξίας είναι μέσα στην λίστα των υπηρεσιών της veltiosi.gr, παρακαλώ επικοινωνήστε μαζί μου για να συζητήσουμε πιθανή συνεργασία.