Χρονοδιαγράμματα Έργων

Τα χρονοδιαγράμματα έργων είναι μία κατηγορία γραφημάτων δικτύων, όπου ο βασικός τους ρόλος είναι η χρονική απεικόνιση ενός έργου. Τα κύρια συστατικά τους είναι οι εργασίες (tasks), δηλαδή οι κύριες δραστηριότητες του έργου που είναι αναγκαίο να παρουσιαστούν, και η χρονική διάρκεια που απαιτείται για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας.

Τα χρονοδιαγράμματα έργων είναι από τα βασικότερα εργαλεία της Διαχείρισης Έργων (Project Management). Στη συνέχεια παρουσιάζονται οι συνηθέστεροι τύποι χρονοδιαγραμμάτων, που χρησιμοποιούνται κυρίως στα έργα βελτίωσης διεργασιών.

Διάγραμμα Δικτύου Δραστηριότητας – Activity Network Diagram/AND

Το AND είναι ένα διάγραμμα που επισημαίνει τις κύριες εργασίες ενός έργου, το χρόνο που απαιτείται για να εκτελεστούν και τη ροή αυτών σε χρονική σειρά και ξεκίνησε ως εργαλείο για μηχανολογικά και κατασκευαστικά έργα.

Ο ρόλος του AND είναι να παρουσιάζει κυρίως μία σύνοψη του έργου στο υψηλότερο του επίπεδο, κατά αντιστοιχία των high level flowcharts μίας διεργασίας. Βέβαια υπάρχουν περιπτώσεις, όπου χρησιμοποιείται για περισσότερο αναλυτική παρουσίαση ενός έργου.

Στο AND οι εργασίες ή δραστηριότητες του έργου παίρνουν τη θέση ενός κόμβου του δικτύου. Σχεδιάζονται ως τετράγωνα, ορθογώνια ή κύκλοι, όπου στο εσωτερικό τους καταγράφονται το όνομα της εργασίας και η χρονική της διάρκεια. Οι εργασίες-κόμβοι του δικτύου συνδέονται μεταξύ τους με βέλη, τα οποία έχουν μία μόνο κατεύθυνση από την έναρξη του έργου προς την ολοκλήρωση του.

Τεχνική Αξιολόγησης και Επανελέγχου Προγράμματος – Program Evaluation and Review Technique/ PERT

Τα χρονοδιαγράμματα που σχεδιάζονται με την PERT χρησιμοποιούνται σε συνεργασία με την Μέθοδο της Κρίσιμης Διαδρομής – Critical Path Method/ CPM. Η κρίσιμη διαδρομή είναι η σειρά εργασιών του χρονοδιαγράμματος, που αθροιστικά παίρνουν τη μεγαλύτερη χρονική διάρκεια για να ολοκληρωθούν (οπότε η διάρκεια έργου = διάρκεια κρίσιμης διαδρομής).

Ένα PERT/ CPM διάγραμμα είναι πολυπλοκότερο σε σχέση με ένα AND και περιλαμβάνει στοιχεία που το καθιστούν αρκετά αναλυτικό και ακριβές. Για αυτό το λόγο χρησιμοποιούνται ειδικά προγράμματα ή υπολογιστικά φύλλα (π.χ. Excel) για τον υπολογισμό των παρακάτω στοιχείων:

• Αναμενόμενη διάρκεια εργασίας (most likely time), η ποιο πιθανή εκτίμηση
• Ελάχιστη διάρκεια εργασίας (minimum time), η ποιο αισιόδοξη εκτίμηση
• Μέγιστη διάρκεια εργασίας (maximum time), η ποιο απαισιόδοξη εκτίμηση
• Μέση αναμενόμενη διάρκεια εργασίας, που υπολογίζεται από τον τύπο

• Πρώιμη χρονική στιγμή έναρξης (earliest start time), ES
• Πρώιμη χρονική στιγμή ολοκλήρωσης (earliest finish time), EF
• Αργοπορημένη χρονική στιγμή έναρξης (latest start time), LS
• Αργοπορημένη χρονική στιγμή ολοκλήρωσης (latest finish time), LF

Σε αυτό το χρονοδιάγραμμα, οι εργασίες σχεδιάζονται ως τετράγωνα, ορθογώνια ή κύκλοι, όπου στο εσωτερικό τους καταγράφονται τα παραπάνω στοιχεία.

Η χρονική μονάδα ενός χρονοδιαγράμματος PERT/CPM μπορεί να είναι όποια βολεύει στο σχεδιασμό του, όπως η ώρα, η ημέρα ή και η εβδομάδα. Προσοχή όμως, τα ES, EF, LS και LF αφορούν στιγμές στην χρονική κλίμακα που έχει επιλεγεί.

Ένα παράδειγμα υπολογισμού: Έστω ότι έχουμε μία εργασία Β που ακολουθεί την εργασία Α (η Α αποκαλείται προκάτοχος της Β). Η πρώιμη χρονική στιγμή (ή σημείο) έναρξης της Β ισούται με την πρώιμη χρονική στιγμή έναρξης της Α συν την μέση αναμενόμενη διάρκεια της Α, δηλαδή ES_Β = ES_A + μ_Α. Παρόμοια υπολογίζονται και τα EF, LS και LF.

Επιπρόσθετα, με τη χρήση της μεθόδου PERT/CPM μπορούμε να υπολογίσουμε το χρόνο χαλάρωσης (slack) μίας εργασίας, όπου Slack = LS – ES = LF – EF, καθώς και τη διακύμανση της σ² = [(max  – min)/6]².

Διάγραμμα Gantt

Το διάγραμμα Gantt ίσως είναι το ποιο συχνά χρησιμοποιούμενο εργαλείο διαχείρισης χρόνου σε έργα βελτίωσης διεργασιών. Είναι περισσότερο πίνακας παρά διάγραμμα ροής, όπου οι εργασίες και η χρονική τους διάρκεια παίρνουν τη θέση μίας σειράς στον πίνακα. Το διάγραμμα Gantt έχει κατ’ ουσία τη μορφή ημερολογίου, όπου κάθε στήλη είναι χρονικό σημείο ή/ και ημερομηνία.

Είναι πολύ εύκολο να δημιουργήσει κανείς ένα διάγραμμα Gantt από πρότυπα των υπολογιστικών φύλλων. Σε αυτό τον τύπο χρονοδιαγράμματος μπορούν να παρουσιαστούν:

• Το προβλεπόμενο σημείο έναρξης και η προβλεπόμενη διάρκεια μίας εργασίας/δραστηριότητας
• Το πραγματικό σημείο έναρξης και η πραγματική διάρκεια μίας εργασίας/δραστηριότητας
• Το ποσοστό ολοκλήρωσης μίας εργασίας/δραστηριότητας, στο χρονικό σημείο που βρίσκεται ένα έργο