Six Sigma – Μέρος 3

Στο τρίτο μέρος συνεχίζεται η περιγραφή της μεθόδου Six Sigma, όπου καταγράφονται η χρήση των τεχνικών Lean και της φιλοσοφίας Kaizen μέσα στα προγράμματα Six Sigma, το σύστημα εκπαίδευσης της Six Sigma και ολοκληρώνεται με σχόλια σχετικά με τις προκλήσεις που αντιμετωπίζει και την κριτική που έχει δεχθεί η μεθοδολογία.

Lean (and) Six Sigma

Με το πέρασμα των δεκαετιών τα όρια μεταξύ των μεθόδων Lean και Six Sigma ξεθώριασαν και πλέον θεωρείται από πολλούς ότι οι δύο συνιστούν έναν ενιαίο τρόπο οργανωσιακής βελτίωσης. Η Lean βασίζεται στις τακτικές που αναπτύχθηκαν στην Ιαπωνία το δεύτερο μισό του 20^ου αιώνα, στις οποίες οφείλεται σε μεγάλο βαθμό η επιτυχία της ιαπωνικής βιομηχανίας.

Οι δύο σημαντικές έννοιες που χρησιμοποιεί η Lean, η αξία και η σπατάλη, ενισχύουν με δυναμικό τρόπο τη Six Sigma, όπου ο βασικός της στόχος είναι η μείωση της μεταβλητότητας.

Η αξία ορίζεται από τον πελάτη με βάση την αντίληψή του για τη χρησιμότητα και την αναγκαιότητα ενός προϊόντος ή υπηρεσίας. Κατά επέκταση στα προγράμματα Lean, ένα βήμα ή εργασία της διεργασίας λαμβάνει τον χαρακτηρισμό value-added, έχοντας υπόψη τους παρακάτω κανόνες:

• Όταν ο πελάτης αναγνωρίζει ότι έχει αξία και είναι διαθέσιμος να πληρώσει για αυτή την εργασία
• Όταν η εργασία αλλάζει – μεταμορφώνει το προϊόν
• Όταν η εργασία γίνεται σωστά την πρώτη και μοναδική φορά

Οπότε πρώτος στόχος της Lean είναι η μείωση των βημάτων/ εργασιών που χαρακτηρίζονται non-value-added και πιθανόν προσθέτουν κόστος στη διεργασία ή/ και δημιουργούν επιπλέον σπατάλες.

Ο δεύτερος στόχος της Lean είναι η εξάλειψη των σπαταλών (muda στα ιαπωνικά). Τα παρακάτω έχουν επικρατήσει να αναφέρονται ως οι βασικές σπατάλες σε μία διεργασία:

• Ελλαττωματικά προϊόντα ή υπηρεσίες (Defects)
• Μεγαλύτερη παραγωγή από τη ζήτηση (Overproduction)
• Αποθέματα (Inventory)
• Αναμονή μεταξύ των διαφορετικών βημάτων μίας διεργασίας (Waiting)
• Η άσκοπη μετακίνηση προϊόντων και υλικών (Transportation)
• Προσθήκες non-value-added εργασιών ή χαρακτηριστικών (Extra-processing)
• Η άσκοπη μετακίνηση ανθρώπων ή/ και μηχανών (Motion)
• Μη-αξιοποίηση ταλέντων, γνώσεων και ικανοτήτων (Unused Talent)

Six Sigma και Διαρκής Βελτίωση – Kaizen

Η Six Sigma, όπως και όλες οι πρακτικές οργανωσιακής βελτίωσης, ενστερνίζονται την άποψη ότι σε κάθε οργανισμό πρέπει να υπάρχει διαρκής προσπάθεια για να γίνουν τα πράγματα καλύτερα. Για αυτό το λόγο και στα εκπαιδευτικά προγράμματα της Six Sigma υπάρχει αναφορά στην Kaizen, η οποία αντιμετωπίζεται περισσότερο ως φιλοσοφία βελτίωσης και λιγότερο ως μεθοδολογία.

Η Kaizen προωθεί χαμηλής διακινδύνευσης και κόστους προσπάθειες βελτίωσης, μέσω μικρών, σταδιακά αυξανόμενων, βημάτων. Η διαδικασία αυτή απαιτεί μία κουλτούρα οργανισμού όπου οι εργαζόμενοι του έχουν τη δυνατότητα, τις γνώσεις και το χρόνο να ασχολούνται με προσπάθειες βελτίωσης συνεχώς και ως μέρος της καθημερινότητάς τους.

Εκπαίδευση στη Six Sigma

Η εκπαίδευση στη Six Sigma είναι πιο απαιτητική από τις άλλες μεθοδολογίες οργανωσιακής βελτίωσης. Αυτό οφείλεται τόσο στο ότι η μέθοδος περιλαμβάνει εκτεταμένη χρήση στατιστικής, όσο και στο ότι περιέχει στο εκπαιδευτικό υλικό της μία πληθώρα πληροφοριών που παραπέμπουν σε άλλες μεθοδολογίες.

Στο τέλος του κάθε προγράμματος ο εκπαιδευόμενος αποκτάει πιστοποίηση και λαμβάνει ως βραβείο μία «ζώνη». Τα βασικά επίπεδα είναι τρία:

• Κίτρινη ζώνη, συμμετέχει ως μέλος της ομάδας έργου, αξιολογεί τις βελτιώσεις
• Πράσινη ζώνη, καθοδηγεί απλά προγράμματα βελτίωσης, βοηθάει στη συλλογή και ανάλυση δεδομένων στα πολύπλοκα προγράμματα
• Μαύρη ζώνη, καθοδηγεί πολύπλοκα προγράμματα βελτίωσης, εκπαιδεύει μέλη ομάδων

Επιπρόσθετα αυτών έχουν δημιουργηθεί: το αρχικό επίπεδο (λευκή ζώνη) όπου περιλαμβάνει μία γρήγορη εκπαίδευση στις βασικές έννοιες της μεθόδου και το ανώτερο επίπεδο (master black belt) όπου βασικό καθήκον του είναι η εκπαίδευση όλων των επιπέδων και η χάραξη στρατηγικής σε μεγάλους οργανισμούς που ακολουθούν τη μέθοδο.

Σχόλια

Η μέθοδος Six Sigma απέκτησε ενθουσιώδεις υποστηρικτές αλλά και πολέμιους, χρησιμοποιήθηκε από μεγάλες και μικρές εταιρείες, είτε με θετικά και είτε με αρνητικά αποτελέσματα. Η Six Sigma έχει δημιουργήσει τόσο θόρυβο σχετικά με τη σπουδαιότητα ή τις αδυναμίες της, όσο καμία άλλη μεθοδολογία ή κανένα άλλο μοντέλο οργανωσιακής βελτίωσης.

Οι προκλήσεις που αντιμετωπίζει η μεθοδολογία:

• Έλλειψη υποστήριξης από όλα τα επίπεδα ενός οργανισμού
• Έλλειψη γνώσεων ή ανθρώπων να εκπαιδευθούν
• Αδυναμία εύρεσης δεδομένων για ανάλυσης τους
• Προβληματισμός εάν μπορεί να χρησιμοποιηθεί από κλάδους εκτός της βιομηχανίας

Υπήρχαν πολλές περιπτώσεις εταιρειών που πήγαν να εφαρμόσουν την μέθοδο χωρίς επιτυχία. Η βασική υπόθεση είναι ότι αυτό οφείλεται στη βιασύνη να εφαρμοστεί η μέθοδος ώστε να αποκομίσουνε τα κέρδη. Η κριτική που ασκείται στη μεθοδολογία είναι στα παρακάτω σημεία (source Wikipedia):

• Έλλειψη πρωτοτυπίας, περιλαμβάνει κοινά στοιχεία με άλλες μεθοδολογίες
• Ακατάλληλη για πολύπλοκες διεργασίες
• Η ποιότητα εκπαίδευσης που προσφέρουν οι πολλές εταιρείες εκπαίδευσης και πιστοποίησης που έχουν δημιουργηθεί
• Πιθανές αρνητικές επιπτώσεις, σύμφωνα με μία ανάλυση το 90% των μεγάλων εταιρειών που έχουν δηλώσει ότι ακολουθούν το πρόγραμμα, έχουν υποτιμηθεί στη λίστα S&P 500
• Υπερβολική χρήση στατιστικών εργαλείων
• Πνίγει τη δημιουργικότητα και μειώνει την ελευθερία σκέψης
• Έλλειψη ακαδημαϊκότητας, παρότι είναι πολύ δυναμική προσέγγιση δεν υποστηρίζεται από μελέτες

Η Six Sigma όμως είναι όπως κάθε εργαλείο, εάν χρησιμοποιηθεί σωστά θα βοηθήσει τον μάστορα. Εάν ο οργανισμός που την εφαρμόζει έχει επίγνωση των δυνατοτήτων του, ξεκάθαρο στόχο γιατί εφαρμόζει τη μέθοδο και πλήρη υποστήριξη από τη διοίκησή του, τότε ο σκοπός θα επιτευχθεί.