Το Μοντέλο Shingo – Μέρος 2

Στο Μέρος 1 έγινε περιγραφή των δέκα Κατευθυντήριων Αρχών του Μοντέλου Shingo, οι οποίες αποτελούν ένα ισχυρό σημείο εκκίνησης της κατανόησης του. Αυτές οι αρχές συνεργάζονται με τα τέσσερα υπόλοιπα συστατικά του μοντέλου και όλα μαζί δημιουργούν ένα κοινό πλαίσιο συνεργασίας.

Τα Εργαλεία

Τα εργαλεία ορίζονται ως οι τεχνικές για την επίλυση ενός συγκεκριμένου προβλήματος ή εργασίας.

Υπάρχει ένας σημαντικός αριθμός εργαλείων, τα οποία χρησιμοποιούνται από όλες τις μεθόδους οργανωσιακής βελτίωσης. Το Μοντέλο Shingo περιγράφει ότι η σωστή κατανόηση των εργαλείων και πως αυτά μπορούν να εξυπηρετήσουν τα συστήματα, αποτελούν μία μορφή ενδυνάμωσης των μελών ενός οργανισμού, ώστε αυτά να χρησιμοποιηθούν για την επίτευξη του επιθυμητού αποτελέσματος.

Σημείωση: Το ιστολόγιο της veltiosi.gr περιλαμβάνει έναν αριθμό εργαλείων που μπορούν να ληφθούν υπόψη ως παραδείγματα.

Τα Συστήματα

Τα συστήματα ορίζονται ως μια συλλογή εργαλείων που συνεργάζονται μεταξύ τους για την επίτευξη ενός συγκεκριμένου αποτελέσματος. Το μοντέλο τονίζει την αναγκαιότητα ύπαρξης τριών βασικών συστημάτων σε έναν οργανισμό, μέσα στα οποία λειτουργούν ένας αριθμός υπο-συστημάτων.

Το πρώτο ορίζεται ως το Σύστημα Διοίκησης, όπου επικεντρώνεται στην καθοδήγηση του οργανισμού και στη δημιουργία «ηγετών συστημάτων». Το δεύτερο ορίζεται ως το Σύστημα Βελτίωσης, όπου στοχεύει στους τρόπους με τους οποίους ο οργανισμός θα γίνει καλύτερος. Το τρίτο ορίζεται ως το Σύστημα Εργασίας, όπου επικεντρώνεται στη βελτίωση της ροής εργασιών.

Μερικά παραδείγματα υπο-συστημάτων είναι:

• Εκπαίδευση και κατάρτιση
• Ανάληψη ευθυνών και επιβράβευση επιτυχιών (Accountability)
• Τυπική καθημερινή διαχείριση – εργασία
• Διαχείριση ρίσκου
• Επικοινωνία
• Ανάπτυξη στρατηγικής

Τα Αποτελέσματα

Ένα από τα πέντε συστατικά που επικεντρώνεται το μοντέλο είναι τα μετρήσιμα αποτελέσματα απόδοσης ενός οργανισμού, η βελτίωση των οποίων είναι φυσιολογικό επακόλουθο να αποτελεί βασικό στόχο της ηγεσίας του οργανισμού.

Κάθε οργανισμός περιλαμβάνει έναν αριθμό συνηθισμένων ή μοναδικών με τη δραστηριότητά του δεικτών, με τους οποίους μετράει την αποτελεσματικότητά του. Το μοντέλο προσθέτει τη χρήση Δεικτών Συμπεριφοράς, με τους οποίους υπολογίζεται η απόδοση ενός οργανισμού σε σχέση με τις Κατευθυντήριες Αρχές του.

Ένα παράδειγμα δείκτη της διάστασης Ευθυγράμμισης Οργανισμού, η κορυφή της πυραμίδας που αναφέρθηκε στο μέρος 1, είναι η συχνότητα με την οποία τα στελέχη του οργανισμού επισκέπτονται τις τοποθεσίες όπου δημιουργείται το προϊόν ή η υπηρεσία.

Ένα άλλο παράδειγμα δείκτη είναι το πόσες σημαντικές αποφάσεις λαμβάνονται από χαμηλότερα επίπεδα εντός ενός οργανισμού. Αυτός αποτελεί έναν Δείκτη Συμπεριφοράς της διάστασης που βρίσκεται στη βάση της πυραμίδας που αναφέρθηκε στο μέρος 1, όπου περιλαμβάνονται οι αρχές του σεβασμού σε κάθε άτομο και της καθοδήγησης με μετριοφροσύνη από τους ηγέτες του οργανισμού.

Η Κουλτούρα – Συμπεριφορά

Όπως αναφέρεται χαρακτηριστικά «μέσα στην καρδιά του Μοντέλου Shingo» βρίσκεται η κουλτούρα, που αποτελεί το σημαντικότερο θεμέλιο ενός οργανισμού. Η κουλτούρα ορίζεται ως όλες οι συμπεριφορές εντός ενός οργανισμού.

Οι παρακάτω γνώσεις έχουν αποκτηθεί όλα τα χρόνια της έρευνας του Ινστιτούτου Shingo για την επίτευξη Επιχειρησιακής Αριστείας, όπου συνδυάζονται τα συστατικά του μοντέλου μεταξύ τους και ειδικά με τη συμπεριφορά:

1. Τα ιδανικά αποτελέσματα απαιτούν ιδανικές συμπεριφορές
2. O σκοπός και τα συστήματα καθοδηγούν τη συμπεριφορά
3. Οι αρχές καθορίζουν την ιδανική συμπεριφορά

Σύμφωνα με το μοντέλο, η κουλτούρα – συμπεριφορά εντός ενός οργανισμού είναι καθοριστικής σημασίας για την επίτευξη της αριστείας.  Διαφορετικά απαιτείται ένας μεγάλος αριθμός κανόνων και συστημάτων ελέγχου, που οδηγούν περισσότερο στην αστυνόμευση των μελών ενός οργανισμού και λιγότερο στην ενδυνάμωση τους.

Εκπαιδευτικά προγράμματα στο Μοντέλο Shingo

Το Ινστιτούτο Shingo έχει δημιουργήσει εκπαιδευτικά εργαστήρια και διαδικτυακά προγράμματα εκπαίδευσης, ένα διαδικτυακό μεταπτυχιακό πρόγραμμα σπουδών και ένα δίκτυο αναγνωρισμένων συνεργατών, μέσω των οποίων οι οργανισμοί ή και μεμονωμένα άτομα εκπαιδεύονται στο μοντέλο του.

Τα εκπαιδευτικά εργαστήρια είναι έξι στον αριθμό και αναλύουν τα διαφορετικά συστατικά που αποτελούν το μοντέλο. Παράλληλα δίνεται η δυνατότητα εξατομικευμένων προγραμμάτων εκπαίδευσης αλλά και επισκέψεων σε οργανισμούς που έχουν αριστεύσει στην εφαρμογή του μοντέλου.

Άποψη

Σε όλα τα συστατικά του μοντέλου είναι εμφανής η εξαιρετικά μεγάλη σημασία που δίνεται στην κουλτούρα – συμπεριφορά των μελών ενός οργανισμού. Αυτό είναι ένα στοιχείο που δεν εντοπίζεται σε τέτοια έκταση σε άλλες μεθοδολογίες και βασικό σημείο όπου ξεχωρίζει το Μοντέλο Shingo.

Όπως αναφέρεται με εξαιρετικό τρόπο μέσα στο εγχειρίδιο του μοντέλου, «το σύνολο των συμπεριφορών των ανθρώπων δημιουργούν την κουλτούρα ενός οργανισμού και η κουλτούρα επηρεάζει σε μεγάλο βαθμό τα αποτελέσματα του οργανισμού».