Keep People Informed

Πριν 18 χρόνια, φαντάζουν πολλά σήμερα, ήμουν νέος υπεύθυνος μονάδας σε εργοστάσιο εντάσεως εργασίας. Κάποια στιγμή σκέφτηκα ότι θα ήταν καλό να μιλήσω στο προσωπικό και να τους παρουσιάσω τα αποτελέσματα του εργοστασίου.

Μαζευτήκαμε λοιπόν σε μία μεγάλη αίθουσα που να χωράει όλη τη βάρδια, καμιά 50 άτομα, οπότε άρχισα να τους δείχνω έννοιες και αριθμούς. Ποσότητα και αξία πωλήσεων, κόστη μισθοδοσίας, έμμεσα και άμεσα έξοδα παραγωγής, αποσβέσεις, μικτό κέρδος, κ.ά.

Όπως είναι φυσικό επακόλουθο, υπήρχαν αρκετοί που δεν είχαν κανένα ενδιαφέρον για αυτά που τους μετέφερα. Ίσως πάνω στον ενθουσιασμό μου να ήμουν υπερβολικός με την ποσότητα των πληροφοριών. Υπήρχαν όμως κάποιοι που ενδιαφέρθηκαν, που αντιμετώπισαν με θετική διάθεση αυτό που πρώτη φορά τους παρουσιαζόταν.

Μετά από εκείνη την πρώτη προσπάθεια βρέθηκα σε πολλές συναντήσεις ενημέρωσης. Ήμουν τυχερός που βρισκόμουν σε ένα περιβάλλον όπου η διοίκηση θεωρούσε σημαντική την πληροφόρηση των εργαζομένων. Δεν ήταν δεδομένο αυτό, υπήρχαν εταιρείες όπου ούτε διευθυντικά στελέχη τους δεν λάμβαναν την κατάλληλη ενημέρωση.

Μερικά από τα μαθήματα που πήρα κατά τη διάρκεια αυτών των συναντήσεων:

• Ενημέρωσε εκ των προτέρων το προσωπικό για το θέμα και τη χρονική διάρκεια
• Δημιούργησε ομάδες εάν το προσωπικό είναι πολυπληθές
• Προετοιμάσου
• Μετέφερε με απλό και κατανοητό τρόπο τις πληροφορίες
• Άφησε περισσότερο χρόνο για ερωτήσεις και συζήτηση
• Σεβάσου το χρόνο του προσωπικού, κάνε τις συναντήσεις μέσα στο ωράριο τους

Κάποια από τα θέματα που μπορούν να αναπτυχθούν σε συναντήσεις πληροφόρησης προσωπικού:

• Κανόνες υγιεινής & ασφάλειας και πως μπορούν να αποφευχθούν ατυχήματα
• Καλές πρακτικές εργασίας για διατήρηση και βελτίωση της ποιότητας
• Δράσεις του οργανισμού για τη βελτίωση της εργασίας και των σχέσεων μεταξύ του προσωπικού
• Επιβράβευση των ανθρώπων που προσφέρουν σημαντικά μέσα στον οργανισμό
• Παρουσίαση δεικτών και συζήτηση για βελτίωση αυτών
• Ενημέρωση οικονομικών αποτελεσμάτων και σχεδίων της διοίκησης για την εξέλιξη του οργανισμού

Τα οφέλη του να δέχονται οι εργαζόμενοι αυτές τις πληροφορίες είναι πολλαπλά, ειδικότερα όμως βοηθάει στα εξής:

• Κρατάει το προσωπικό σε εγρήγορση με το να ξέρουν τι είναι σημαντικό και που πρέπει να δίνουν βαρύτητα κατά την εργασία τους
• Ενισχύει το αίσθημα της ομαδικότητας
• Αυξάνει την αυτοπεποίθηση των εργαζομένων

Υπάρχουν περιπτώσεις όπου ο φόρτος εργασίας και το γενικότερο κλίμα σε έναν οργανισμό δεν επιτρέπουν τη διεξαγωγή συναντήσεων πληροφόρησης. Είναι όμως σημαντικό καθήκον της μεσαίας και ανώτερης διοίκησης η δημιουργία ενός περιβάλλοντος εργασίας, όπου η ενημέρωση του προσωπικού για τα θέματα του οργανισμού θεωρείται ένα σημαντικό γεγονός και δεν παραλείπεται.