Ανάλυση εργασίας
Ένας εργαζόμενος αποφασίζει να φύγει από τον οργανισμό όπου εργάζεται για έναν αριθμό αιτιών, με τους πιο συνηθισμένους να είναι οι μειωμένες χρηματικές απολαβές και η έλλειψη ικανοποίησης ή ευχαρίστησης.
Ένας από τους τρόπους που μπορεί να μειώσει ένας οργανισμός τη συχνότητα με την οποία τον αφήνουν οι εργαζόμενοί του λόγω έλλειψης ικανοποίησης, είναι να περιγράφει με ακρίβεια και συνέπεια όλες τις εργασίες που συνθέτουν τις διεργασίες του. Για να το πετύχει αυτό απαιτείται μία σωστή ανάλυση εργασίας.
Σύμφωνα με το Business Dictionary ο όρος περιγράφεται ως η λεπτομερής εξέταση των επιμέρους εργασιών (tasks) που συνθέτουν μια θέση εργασίας, των συνθηκών υπό τις οποίες εκτελούνται και των απαιτήσεων όσον αφορά τις ικανότητες (δυνατότητα επίτευξης), τα χαρακτηριστικά συμπεριφοράς, τις γνώσεις, τις δεξιότητες και τη φυσική κατάσταση του εργαζομένου.
Ορισμοί
Επάγγελμα (vocation, occupation): H καθημερινή απασχόληση στην οποία ένα άτομο προσελκύεται ιδιαίτερα ή για την οποία είναι εκπαιδευμένο κατάλληλα.
Σπουδές (education): Η εκπαίδευση που έχει λάβει ένα άτομο μέσω της διαδικασίας της μάθησης και απόκτησης δεξιοτήτων.
Θέση (position): Ο ρόλος εργασίας και το επίπεδό της θέσης μέσα σε έναν οργανισμό ή επιχείρηση, όπου συνήθως περιγράφεται με έναν τίτλο.
Εργασία (job, work): Το σύνολο των επιμέρους εργασιών και καθηκόντων που εκτελεί ένα άτομο σε μία θέση εργασίας.
Επιμέρους εργασίες (tasks): Τα βήματα που ακολουθεί ένα άτομο, που κατέχει συγκεκριμένη θέση, κατά την εργασία.
Επιλογή κατάλληλων ανθρώπων για μία εργασία
Το επάγγελμα και η εργασία ενός ανθρώπου καθορίζουν σε μεγάλο βαθμό τη ζωή του. Οι ώρες που περνάει ο μέσος άνθρωπος στην εργασία του, ξεπερνούν τις ώρες των υπόλοιπων δραστηριοτήτων του εκτός ύπνου. Είναι σημαντικό για έναν άνθρωπο να ακολουθεί επάγγελμα και εργασία που τον διατηρούν ικανοποιημένο.
Η επιλογή του κατάλληλου ανθρώπου για μία εργασία είναι μία πολύ σημαντική διαδικασία. Για αυτό κάθε μικρός ή μεγάλος οργανισμός οφείλει να χρησιμοποιεί μεθόδους και τακτικές της Διοίκησης Ανθρωπίνων Πόρων. Παράλληλα με αυτό, απαιτείται κάθε οργανισμός να αναλύει τις εργασίες του.
Κατά την επιλογή ενός ανθρώπου σε μία εργασία εξετάζονται οι σπουδές, οι εμπειρίες και τα υπόλοιπα χαρακτηριστικά που καθιστούν κατάλληλο τον άνθρωπο για την εργασία, η οποία εργασία έχει καθοριστεί κατά τη διεξαγωγή ανάλυσης εργασίας.
Η εργασία ως διεργασία
Μία εργασία αποτελείται από ένα σύνολο επιμέρους εργασιών και καθηκόντων, γεγονός που την καθιστά παρόμοια με μία διεργασία. Για αυτό η ανάλυση εργασίας αποτελεί μέρος της Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διεργασιών (Business Process Management – BPM).
Κατά τη διεξαγωγή της ανάλυσης εργασίας χρησιμοποιούνται τακτικές που μπορούν να οδηγήσουν τόσο στη βελτίωση της απόδοσης, όσο και της ικανοποίησης των εργαζόμενων, παρόμοιες με τις τακτικές ανάλυσης διεργασίας.
Η ανάλυση εργασίας ξεκινάει με τη μελέτη του ίδιου του οργανισμού, του σκοπού του, του σχεδιασμού και της δομής του, των εισροών και των εκροών, του εσωτερικού και εξωτερικού περιβάλλοντος και των περιορισμένων πόρων. (Source: Business Dictionary)
Έγγραφες οδηγίες και διαδικασίες εργασίας
Σημαντικό στοιχείο της ανάλυσης και βελτίωσης διεργασιών είναι η ύπαρξη έγγραφων οδηγιών διεξαγωγής των επιμέρους εργασιών (tasks) σε μία εργασία. Αυτές οι οδηγίες είναι συνήθως υπό την μορφή τυποποιημένων διαδικασιών λειτουργίας (standard operating procedures – SOPs) ή οδηγιών εργασίας του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας.
Κατά τη διεξαγωγή ανάλυσης εργασίας γίνεται καταγραφή των οδηγιών στα σημεία που δεν υπάρχουν ή/ και βελτίωση των οδηγιών όπου υπάρχουν.
Ανάλυση εργασίας και Lean
Ως συνέχεια της ανάλυσης εργασίας μπορούν να ληφθούν υπόψη οι τεχνικές και τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται στη μεθοδολογία οργανωσιακής βελτίωσης Lean.
H Lean χρησιμοποιεί την έννοια της τυποποιημένης εργασίας (standard work) η οποία περιλαμβάνει την λεπτομερή περιγραφή κάθε επιμέρους εργασίας, όπως δηλαδή οι SOPs ή οι οδηγίες εργασίας. Επίσης γίνεται χρήση της έννοιας του τυποποιημένου ή πρότυπου χρόνου (standard time) και μετρήσεων, με στόχο τη μείωση του συνολικού χρόνου εργασίας και τη βελτίωση της απόδοσης.
Τα οφέλη της ανάλυσης εργασίας
Η ανάλυση εργασίας πρέπει να επαναλαμβάνεται περιοδικά, ώστε να λαμβάνονται υπόψη οι αλλαγές που συμβαίνουν στην εργασία με το πέρασμα του χρόνου. Η συχνότητα επανάληψης σχετίζεται με εσωτερικούς αλλά και εξωτερικούς παράγοντες.
Μία ανάλυση εργασίας που λαμβάνει χώρα με συστηματικό τρόπο και με περιοδική συχνότητα, μπορεί να δημιουργήσει σημαντικά οφέλη για έναν οργανισμό, όπως:
- Στην υποστήριξη της επιλογής ανθρώπινων πόρων
- Στην αντιστοίχιση προδιαγραφών εργασίας με τις προδιαγραφές ατόμου κατά την επιλογή εργαζομένων
- Στην αξιολόγηση της απόδοσης προσωπικού
- Στις προαγωγές προσωπικού
- Στη βελτίωση της εργασιακής ικανοποίησης του εργαζομένου
- Στη βελτίωση των μεθόδων εκπαίδευσης
- Στην ανάπτυξη συστημάτων μέτρησης της απόδοσης
Για τη συγγραφή μέρους αυτού του άρθρου χρησιμοποιήθηκαν πληροφορίες που υπάρχουν στο σύγγραμμα “Job and Work Analysis – Guidelines on Identifying Jobs for Persons with Disabilities – Robert Heron – International Labour Office – Geneva ”.
Η Ανάλυση Εργασίας είναι μέσα στην λίστα των υπηρεσιών της veltiosi.gr, παρακαλώ επικοινωνήστε μαζί μου για να συζητήσουμε πιθανή συνεργασία.
