Βελτίωση, ορολογία και τεχνικές

Συνεχής και Διαρκής Βελτίωση

Continuous = without a pause or interruption, continual = happening repeatedly (από τον ιστότοπο Cambridge Dictionary)

Η διαφορά των δύο αυτών λέξεων, φαινομενικά αδιάφορη, περιλαμβάνει μία σημαντική καθολική αρχή, λόγω της οποίας ο Dr W. E. Deming προτιμούσε τη χρήση του όρου Continual Improvement. Η περιγραφή αυτής της αρχής είναι η εξής: “Οι περισσότεροι άνθρωποι αισθάνονται ότι πρέπει να προχωράνε συνέχεια στο οτιδήποτε κάνουν. Όμως η φύση και ο άνθρωπος δεν λειτουργούν με αυτό τον τρόπο, ακόμη και κατά την εξέλιξη υπάρχουν στιγμές σταθεροποίησης. Καθώς ο άνθρωπος μαθαίνει νέα πράγματα, κάποιες φορές θα πρέπει να ξαναμαθαίνει τις παλιές γνώσεις.” (Source: ASQ CSSGB Handbook)

Δεν αφορά οπότε ένα παιχνίδι λέξεων, αλλά μία ουσιαστική τοποθέτηση από τον Dr Deming στο πως ένας οργανισμός πρέπει να τρέχει προγράμματα οργανωτικής βελτίωσης. “Ο όρος διαρκής (continual) βελτίωση υπαινίσσεται ότι η αλλαγή είναι μία σταδιακή διαδικασία. Υπάρχει μία μετρήσιμη ή εμφανής αλλαγή της κατάστασης από το ένα στάδιο στο άλλο. Η κάθε κατάσταση υπάρχει μέχρι την επόμενη αλλαγή, όπως το νερό μετασχηματίζεται από τη στερεά κατάσταση (πάγος), σε υγρό και στη συνέχεια σε αέριο (υδρατμοί). Η συνεχής (continuous) βελτίωση δεν έχει σταθερά πεδία (plateaus).” (Source: The Deming Institute, An Ongoing Conversation with Ed Baker)

Διαρκής βελτίωση και Kaizen

Ο οργανισμός που στοχεύει στη διαρκή βελτίωση προϊόντων, υπηρεσιών, ή διεργασιών του, δια μέσου σταδιακών εξελίξεων, χρησιμοποιεί τεχνικές επίλυσης προβλημάτων, όπως για παράδειγμα η φιλοσοφία Kaizen.

Kaizen είναι η ιαπωνική τεχνική που σχετίζεται άμεσα με τη διαρκή βελτίωση. Ο όρος μεταφράζεται ως «αλλαγή προς το καλύτερο». Το σκεπτικό της Kaizen προωθεί χαμηλής διακινδύνευσης και κόστους προσπάθειες βελτίωσης, μέσω μικρών, σταδιακά αυξανόμενων, βημάτων.

Η φιλοσοφία Kaizen επικεντρώνεται στην εξέλιξη ενός οργανισμού, όπου οι άνθρωποί του έχουν τη δυνατότητα να λαμβάνουν απλές, μικρές και γρήγορες αποφάσεις. Έτσι είναι πιο εύκολη η δημιουργία νέων ιδεών και η διαρκής προσπάθεια για επίτευξη βελτιώσεων. Αυτή η τεχνική βελτίωσης χρησιμοποιείται από ομάδες ανθρώπων ως μέρος της καθημερινής τους εργασίας.

Kaizen events

Στον δυτικό κόσμο έχει επικρατήσει μία υβριδική τεχνική που αποκαλείται Kaizen events ή Kaizen blitz. Ο σκοπός αυτής είναι η επιτάχυνση του ρυθμού προσπαθειών βελτίωσης και η χρονική μείωση της διάρκειάς τους.

Η τεχνική αυτή περιλαμβάνει το σχηματισμό μίας ομάδα που θα δουλέψει στο πρόγραμμα βελτίωσης ή επίλυσης προβλήματος, που έχει επιλεγεί από τη διοίκηση του οργανισμού. H ομάδα διαλύεται όταν ολοκληρωθεί το kaizen event ή μπορεί να δραστηριοποιηθεί μελλοντικά σε ένα νέο event.

Συνήθως αυτά τα προγράμματα διαρκούν λίγες ημέρες και ολοκληρώνονται μέσα σε μία εβδομάδα. Οι συμμετέχοντες πρέπει να έχουν το χρόνο και την εκπαίδευση σε μεθόδους και εργαλεία οργανωτικής αποτελεσματικότητας, για να λάβουν μέρος με γόνιμο τρόπο σε αυτά τα γεγονότα.

PDCA Cycle

Tα παραπάνω σχετίζονται άμεσα με την αρχή PDCA (Plan, Do, Check, Act) ή κύκλο του Deming. Ο κύκλος περιλαμβάνει τα τέσσερα βήματα του, τα οποία πρέπει να επαναλαμβάνονται διαρκώς στην προσπάθεια συνεχούς βελτίωσης:

Plan, αναγνώριση της ευκαιρίας και σχεδιασμός των βημάτων.
Do, υλοποίηση μίας λύσης μικρής κλίμακας.
Check, παρακολούθηση και ανάλυση της λύσης μικρής κλίμακας.
Act, δράση κατά την οποία βελτιώνεται η λύση μικρής κλίμακας και εφαρμόζεται σε μεγαλύτερη κλίμακα ή γίνεται επανεκκίνηση του κύκλου με χρήση άλλη λύσης.

Όταν μία προσπάθεια βελτίωσης σχεδιάζεται σε πολλά στάδια – φάσεις, ο κύκλος PDCA έχει εξαιρετική χρησιμότητα σε κάθε φάση της. Το κάθε στάδιο σχεδιάζεται, υλοποιείται, παρακολουθείται και βελτιώνεται, λαμβάνοντας υπόψη το προηγούμενο και το επόμενο στάδιο. Έτσι το επόμενο στάδιο, αλλά και ολόκληρο το έργο, έχουν σημαντικά αυξημένες πιθανότητες επιτυχούς ολοκλήρωσης.

Ο κύκλος PDCA είναι η βασική τεχνική βελτίωσης που προτείνει ο Διεθνής Οργανισμός Τυποποίησης (ISO) στη σειρά ISO 9000. H δομή του προτύπου ISO 9001 ακολουθεί τον κύκλο PDCA και προτείνει την εφαρμογή του σε όλες τις βασικές και επιμέρους διεργασίες ενός οργανισμού που έχει λάβει πιστοποίηση.

Η ανάγκη για βελτίωση της λειτουργίας των οργανισμών οδήγησε στη δημιουργία των μεθόδων οργανωτικής βελτίωσης. Στην Ιαπωνία, όπου δίδαξε ο Dr Deming μετά τον Β΄ παγκόσμιο πόλεμο, η εξέλιξη ήταν το σύστημα της Toyota, που στη δύση μετονομάστηκε σε Lean Manufacturing (ή Management). Στις Ηνωμένες Πολιτείες, όπου δίδαξαν όλοι οι επιφανείς εκφραστές της Επιχειρησιακής Αριστείας, η εξέλιξη ήταν η Six Sigma. Σήμερα χρησιμοποιούνται ταυτόχρονα οι δύο μέθοδοι, υπό τον όρο Lean Six Sigma, έχοντας ως βασικά εργαλεία τις τεχνικές βελτίωσης Kaizen και PDCA.