Διαγράμματα Ροής
Κάθε οργανισμός περιλαμβάνει έναν αριθμό επιμέρους διεργασιών, όπου η απόδοση και η αποτελεσματικότητα καθεμίας καθορίζει την ικανοποίηση του πελάτη για το προϊόν/υπηρεσία που του προσφέρεται. Η εικόνα του οργανισμού αλλά και των επιμέρους στοιχείων που τον αποτελούν, δίδεται με τη Χαρτογράφηση Διεργασίας (Process Mapping).
Τα διαγράμματα ροής αποτελούν μέρος της μεθοδολογίας χαρτογράφησης διεργασιών και ένα βασικό εργαλείο στη Βελτίωση Διεργασιών. Ένα διάγραμμα ροής είναι μία γραφική απεικόνιση μίας διεργασίας και περιλαμβάνει βήμα προς βήμα όλα τα στοιχεία της, από την αρχική εισροή υλικών/πληροφοριών έως την τελική εκροή του προϊόντος/υπηρεσίας που προσφέρει.
Τα διαγράμματα ροής χρησιμοποιούν διάφορα σχήματα, όπως ορθογώνια, ρόμβους, οβάλ, παραλληλεπίπεδα, κ.ά., συνδεδεμένα με βέλη μεταξύ τους, καθένα από τα οποία εκφράζει μία δραστηριότητα της διεργασίας.
Τα διαγράμματα ροής μπορούν να χρησιμοποιηθούν στο ξεκίνημα της ανάλυσης ενός προβλήματος ή μίας προσπάθειας βελτίωσης μία διεργασίας, στην εκπαίδευση νέων εργαζομένων, στην παρουσίαση μίας διεργασίας στα ενδιαφερόμενα μέρη (stakeholders) και σε άλλες δραστηριότητες ενός οργανισμού.
Βασικό διάγραμμα ροής – Basic flowchart
Το βασικό είναι η ποιο απλή μορφή διαγράμματος ροής, όπου υποδεικνύει τη σχέση μεταξύ δραστηριοτήτων σε μία διεργασία. Τα σύμβολα που χρησιμοποιούνται είναι τυποποιημένα και περιγράφονται στο διεθνές πρότυπο ISO 5807:1985 Information processing — Documentation symbols and conventions for data, program and system flowcharts, program network charts and system resources charts, το οποίο επανεξετάστηκε το 2019 και η ισχύς του είναι επιβεβαιωμένη έως σήμερα.
Διατμηματικό διάγραμμα ροής – Cross-functional flowchart
Το διατμηματικό περιλαμβάνει επιπλέον, σε σχέση με το βασικό διάγραμμα ροής, το ποιος εκτελεί τη δραστηριότητα. Το διατμηματικό διάγραμμα ροής χαρακτηρίζεται και ως “swim lane flowchart” διότι οπτικά είναι παρόμοιο με τις διαδρομές μίας πισίνας αγωνιστικής κολύμβησης.
Διάγραμμα ροής υψηλού επιπέδου – High level flowchart
Το υψηλού επιπέδου διάγραμμα ροής δίνει τη γενική εικόνα μίας διεργασίας και περιλαμβάνει μόνο τις κύριες δραστηριότητές της. Συνήθως δεν περιέχει πάνω από 10 βήματα.
Πρότυπο BPMN
Ένα πρόσφατο πρότυπο διατμηματικών διαγραμμάτων ροής, που αναπτύχθηκε από την κοινοπραξία Object Management Group (OMG), ονομάζεται πρότυπο Μοντελοποιήσης και Σημειογραφίας Επιχειρηματικών Διεργασιών – BPMN (Business Process Model and Notation). Το BPMN υιοθετήθηκε από το Διεθνή Οργανισμό Τυποποίησης (ISO) και τη Διεθνή Ηλεκτροτεχνική Επιτροπή (IEC) με κωδικό προτύπου ISO/IEC 19510:2013.
Στόχος του BPMN είναι να παρέχει μια σημειογραφία που είναι εύκολα κατανοητή από όλους τους χρήστες, από τους αναλυτές που δημιουργούν τα αρχικά σχέδια των διαδικασιών, τους τεχνικούς προγραμματιστές που είναι υπεύθυνοι για την εφαρμογή της τεχνολογίας που θα εκτελέσει αυτές τις διαδικασίες και τους εργαζόμενους των οργανισμών που θα διαχειρίζονται και θα παρακολουθούν αυτές τις διεργασίες.
Το σχεδιαστικό πρόγραμμα draw.io που προσφέρεται δωρεάν από την Google, είναι ένα εργαλείο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για εύκολο και γρήγορο σχεδιασμό διαγραμμάτων ροής, με βάση τα δύο πρότυπα που αναφέρθηκαν σε αυτό το άρθρο.
